Association Sports et Loisirs Saint Pryvé Saint Mesmin

En vue de futurs changements au sein des membres du bureau de l’ASL, nous sommes en recherche active d’un(e) Président(e) OU d’un(e) trésorier(ère) bénévoles. 

Nous vous joignons une petite fiche descriptive des postes actuels qui peuvent être remaniés en fonction de l’organisation de la future équipe. 

Si vous êtes intéressés, n’hésitez pas à vous rapprocher de nous avant l’Assemblée Générale qui aura lieu le 17 Novembre 2022 (secrétariat au 02.38.66.44.78 ou aslstpryve@gmail.com). 

Nous sommes une équipe dynamique, bien organisée et ouverte aux nouveaux outils en ligne qui font gagner du temps et qui permettent une communication active et réactive. 

Une formation sera bien sûr prévue pour la passation du ou des postes.

Merci aux volontaires qui voudront bien donner de leur temps et nous rejoindre.

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RESPONSABILITES ET MISSIONS DU PRESIDENT DE L’ASL
GESTION DES INSTANCES :

• faire les informations des dates de réunion et autres infos concernant l’association aux membres du CA et
  aux salariés
• préparer les ordres du jour, organiser et animer les réunions des membres du bureau et du CA
• préparer, fixer et animer l’Assemblée Générale annuelle. Préparer la convocation et l’ordre du jour
• rédiger les comptes rendus des réunions de bureau, CA et AG et superviser le classement
• après l’AG, une fois par an, faire la déclaration auprès de la préfecture si changement dans les dirigeants
  ou des statuts
• mettre à jour le règlement intérieur et le faire approuver en CA, puis le diffuser
  GESTION DU PERSONNEL
• réaliser les Entretiens Professionnels des salariés (tous les 2 ans) et bilan à 6 ans
• manager la secrétaire salariée et superviser le classement au bureau de l’ASL (dossiers du personnel et
  classeurs des renions bureau, CA et AG)
• recevoir les salariés en entretien à leur demande en cas de demande sur le salaire ou les conditions de
  travail
• réaliser les contrats de travail pour les nouveaux salariés et les conventions avec les nouveaux partenaires
• réaliser les entretiens d’embauche et prendre contact avec les nouveaux animateurs sous convention
• préparer tous les ans les avenants de plannings et d’horaires aux contrats de travail des salariés
• préparer tous les ans les conventions avec les prestataires pour la nouvelle saison conjointement avec le
  trésorier
• gérer les sorties des salariés (accusé réception des démissions, gérer rupture conventionnelle ou
  licenciement, certificat de travail, calcul solde de tout compte et attestation pôle emploi)
• Superviser la bonne tenue des dossiers du personnel
• Suivre les salaires des salariés et en assurer leur progression et la cohérence globale, ainsi que
  l’application de la prime d’ancienneté et d’éventuelles primes exceptionnelles
• Tenir à jour le règlement intérieur relatif aux salariés et le faire respecter
• surveiller la validité des cartes professionnelles et voir avec la secrétaire salariée pour les éditer et les
  classer dans leur dossier
  GESTION DE L’ASSOCIATION
• superviser l’établissement des demandes de subventions et les signer
• rôle de représentation auprès de la mairie et des instances départementales

Liste des tâches pour le trésorier ASL
Chaque nouvelle saison :

• préparer les calendriers prévisionnels de chaque salarié
• préparer le tableau de calcul des salaires de base qui servira au calcul chaque mois
• Assurer le suivi du tableau des augmentations
• Assurer le suivi du tableau des anciennetés et faire les calculs
• Tenir la liste des avantages de chaque salarié (indemnités déplacement, etc…)
• préparer les fiches de suivi d’heures annuelles (salariés et prestataires) pour le calcul de la
  régularisation de fin d’année
• préparer le dossier de demande de subvention : statistiques et comptes
  Début de saison : Gestion des règlements liées inscriptions :
• Enregistrer les versements dans le tableau dédié
• Préparer les encaissements : ventilation analytique sur chaque bordereau d’encaissement
  Chèques : préparer bordereau d’encaissement, les tamponner et remplir la remise de chèques ainsi
  que l’enveloppe correspondante.
  Espèces : préparer le bordereau d’encaissement, inscrire le détail des billets sur l’enveloppe
  Ces remises sont à déposer régulièrement au crédit mutuel.
  CB : préparer bordereau d’encaissement en fonction du crédit sur le compte bancaire, pour le
  paiement en quatre fois en plus un tableau de suivi pour les versements ultérieurs
  Chèques vacances, coupons sport, UP, préparer le tableau d’encaissement, tamponner tous les
  chèques et détacher la partie à conserver : envoi en recommandé dès que le nombre de chèques est
  important (entre 80 et 100 chèques).
  Pass loisirs CAF : compléter le document et l’envoyer à la CAF accompagné d’un courrier avant le 30/11
  Aide CCAS : compléter les documents et les déposer auprès du CCAS avec un courrier avant le 30/11
  Pass sport : saisie des références des documents sous l’applicatif
  Prévoir en collaboration avec Odile la relance des impayés à partir du 15 octobre.
  Tous les mois :
• Payer les factures (par virement) : prestataires ou matériel
• Faire les achats nécessaires à l’association (essentiellement via internet) : matériel, fournitures
• Faire les virements qui concernent les notes de frais (bénévoles et salariés)
• Préparer les remboursements des adhérents : rédiger le courrier (qui sert également de justificatif –
  modalités de calcul) et faire le virement au bénéficiaire.
• Classer tous les justificatifs dans le classeur de compta (dans l’ordre des opérations bancaires)
• Enregistrer toutes les opérations du mois dans Basi compta
• Faire le rapprochement bancaire et numéroter toutes les pièces comptables selon le codage (D/R –
  mois – numéro d’ordre) après l’impression du relevé de compte.
• Préparer le tableau des payes du mois et saisir sur CEA URSSAF
• Pointer les feuilles d’heures mensuelles des salariés, vérifier et signaler toute anomalie à Odile,
  remplir le tableau de suivi et classer les feuilles dans le classeur « feuilles d’heures ».
• Imprimer la récup URSSAF mensuelle
• Faire les virements des payes aux salariés
  Tous les trimestres.
• Payer l’abonnement ZUMBA à Isabelle ADAM.
  Dans l’année :
• 1 à 2 Rdv avec le crédit mutuel pour faire le point
• faire de la veille réglementaire (pour les salariés)
• faire des courses pour l’ASL occasionnellement (clés, fournitures)
• participer aux réunions de bureau et aux CA
  Chaque fin de saison :
• Faire le bilan des heures et faire les régularisations salariales de fin d’année
• Préparer un courrier pour les régularisations et primes à chaque salarié en fin d’année
• Faire le récapitulatif des opérations non soldées en fin d’exercice
• Vérifier les saisies et les imputations et homogénéiser les saisies
• Préparer le classeur pour la v »rif des comptes :
• imprimer les bilans et comptes de résultats N-1 et N (+ budget prévisionnel)
• Faire la liste des opérations non passées en banque (crédits et débits)
• Intégrer les relevés bancaires (N-1 et N) pour correspondance bilan/cpte de résultat et
  fonds détenus en banque
• Réaliser le budget prévisionnel
• « Re-traiter » la comptabilité pour la rendre lisible en AG
• Faire vérifier les comptes par les vérificateurs aux comptes
• Archiver tous les classeurs et déposer les paquets au bureau